正常情況下,在每封郵件的下方,都是應該有完整的署名,包括姓名、職位、公司名、公司地址、電話、傳真、電郵地址,盡管傳真的作用已經(jīng)逐漸被電郵替代,但缺少傳真號碼總顯得不夠?qū)I(yè)。

這是一個專業(yè)的商務人士應該做的,為了讓客戶或供應商在需要聯(lián)系你的時候,可以在郵件里迅速找到你的聯(lián)系方式,甚至根據(jù)公司名和網(wǎng)址在網(wǎng)絡上搜索到相關產(chǎn)品信息。

一個標準的郵件簽名,可以用如下格式表述:Kevin LiuMarketing DirectorABCD Enterprise ( Shanghai)LimitedAddress :Room 308,×xx Center, x× x Road ,Pudong District,Shanghai ,ChinaTel: 86(0）21 8205 ×××Fax : 86(0)218205 ×××E-mail :×××@ ×××.com根據(jù)歐美商務人士的習慣,簽名里一般不會添加手機號碼。

因為這屬于私人信息,而商務往來屬于公事,所以一切的私人信息是要摒棄在外的。

當然,對于供應商而言,為了方便客戶找到自己,有急事可以聯(lián)系到自己,也可以在簽名里加上自己的手機號。

有很多客戶的往來郵件也是不設置簽名的。

一般不設置簽名,通常有以下幾種可能。

一、寫郵件的人職位非常高。

假設一個業(yè)務員跟國外客戶在談某個項目,一直有郵件往來。

但是突然客戶的上司突然之間插了一個郵件進來,更改數(shù)量,要求降價。

這個時候,這個上司是高于這個業(yè)務員的,出于自已身份的考慮,往往就會簡單寫個名字,因為沒有必要過多說明。

二、寫郵件的人通過手機或其他便攜電子設備回復郵件。

現(xiàn)在很多時候,客戶都會在差旅途中通過手機或者平板電腦之類的工具收發(fā)郵件,這時候往往就是長話短說,幾句話表達清楚,一般不會設置復雜的簽名,甚至沒有抬頭,沒有署名,就像發(fā)短信一樣。

三、郵件往來的雙方已經(jīng)是熟人。

大家都非常熟悉,郵件的往來就變得很隨意,大家都熟知對方的情況和聯(lián)系方式,郵件的往來更加簡單,不設置簽名用一個簡單的英文名字就足夠了。

這就像英文中的正式和非正式用法,只有熟人之間才會經(jīng)常用非正式的用語,因為彼此間的距離很近。

以上就是外貿(mào)函電中有關簽名的問題,希望對各位有所幫助。