如前所述,開證行只有在審核單據(jù)與信用證表面完全相符后,才承擔(dān)付款的責(zé)任。

開證行除發(fā)現(xiàn)出口商所提交的單據(jù)與信用證有任何不符,均不可能出現(xiàn)拒付貨款的情況。

因此,結(jié)匯單據(jù)的繕制是否正確、完備與安全、迅速收匯有著十分重要的關(guān)系。

對于結(jié)匯單據(jù),一般都要本著“正確、完整、及時、簡明、整潔”的原則來制作和審核。

(一)正確制作的單據(jù)只有正確,才能夠保證及時收匯。

單據(jù)應(yīng)做到兩個一致,即:單據(jù)與信用證保持一致、所提交的單據(jù)與單據(jù)之間也要保持嚴(yán)格一致。

此外,單據(jù)與貨物也應(yīng)一致,單據(jù)內(nèi)部不矛盾(即單內(nèi)一致)。

這樣,單據(jù)才能真實地代表貨物,以免發(fā)生錯裝、錯運事故。

(二)完整必須按照信用證的規(guī)定提供各項單據(jù),不能短少或缺項。

單據(jù)的份數(shù)和單據(jù)本身的項目,如產(chǎn)地證明書上的原產(chǎn)國別、簽章;其他單據(jù)上的貨物名稱、數(shù)量;海運提單和匯票的背書簽字或人名章、公司章等內(nèi)容和形式,也必須完整無缺。

(三)及時應(yīng)在信用證的有效期內(nèi),及時將單據(jù)送交議付銀行,以便銀行早日寄出單據(jù),按時收匯。

此外,在貨物出運之前,應(yīng)盡可能將有關(guān)結(jié)匯單據(jù)送交銀行預(yù)先審核,使銀行有較充裕的時間來檢查單證、單單之間有無差錯或問題。

如發(fā)現(xiàn)一般差錯,可以提前改正,如有重大問題,也可及早由進出口企業(yè)與國外買方聯(lián)系修改信用證,避免在貨物出運后不能收匯。

(四)簡明單據(jù)的內(nèi)容,應(yīng)按信用證要求和國際慣例填寫,力求簡明,切勿加列不必要的內(nèi)容,以免弄巧成拙。

(五)整潔單據(jù)的布局要美觀、大方。

繕寫或打印的字跡要清楚。

單據(jù)表面要清潔,對更改之處要加蓋校對圖章。

有些單據(jù),如提單、匯票以及其他一些單據(jù)的主要項目,如金額、件數(shù)、重量等,一般不宜更改。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,電腦及其網(wǎng)絡(luò)的普及和人們對科學(xué)管理、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化工作認(rèn)識的加深,傳統(tǒng)的國際貿(mào)易程序及制單結(jié)匯的做法,逐漸被高效的電子化信息處理和傳輸手段所代替。

為此,各國都在對傳統(tǒng)的貿(mào)易程序和制單工作進行改革,并在簡化國際貿(mào)易的各種手續(xù)、取消不必要的環(huán)節(jié)、減少單證的種類和份數(shù)、統(tǒng)一單證格式、改進制單方法、實行貿(mào)易信息的標(biāo)準(zhǔn)化、代碼化以及應(yīng)用自動化電子數(shù)據(jù)處理和交換貿(mào)易信息等方面,取得很大成果。

這一變革,必將進一步推動國際貿(mào)易實務(wù)運作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。