(一)要選擇對方方便的時間首先，不要在他人休息的時間里打電話，早上七點之前，晚上十點之后，午休及用餐時間都不宜打電話；其次，在跨境電商業(yè)務交流中，經(jīng)常要與國外的合作者打電話，就要搞清楚地區(qū)間的時差以及各國家地區(qū)工作時間和生活規(guī)律的差異，盡量不要在休息日給對方打電話談公事，打擾到別人的休息。

如果對方將家里的電話告知給你，也盡量不要往家里打電話談工作。

另外，公務電話不在對方私人時間撥打，同樣的，非公務電話也不要在對方通話高峰、業(yè)務繁忙的時間撥打。

最佳的通話時間有兩種：一是對方預先約定的時間；二是對方方便的時間。

(二)禮貌的開頭語在打電話時，需要先說“你好”或“您好”，再自報家門，聲音需清晰明快。

若是與外國人通話，則是盡量以對方國家的通話習慣禮貌地問好。

只有商務電話確認信號良好時，才能對對方開口喊“喂”，其他的場合都不能以“喂”直接稱呼對方。

向對方問好之后，可以先詢問對方，“是否方便接聽電話”，以免對方并不方便接聽電話，而你已經(jīng)在不停地說話了。

(三)用聲調傳達情感講話時語言流利，吐字清晰，聲調平和，能使人感到悅耳舒適。

再加上語速適中，聲調清朗，富于感情，熱情洋溢，使對方能夠感覺到你在對他微笑，并正以一種熱情積極的態(tài)度通話。

這樣富有感染力的通話，一定可以打動對方，而且樂于與你通話。

同時，對于通話中的不同語言，用聲調來傳達豐富的情感也可以彌補語言上的不足。

(四)有所準備打電話前應該做好準備工作，包括整理自己的思路，反復確認打電話的原因、目的、想向對方表達的內容等。

在內容比較重要或者內容繁多的情況下，可以先在紙上寫下內容概要，防止遺忘、遺漏，或者因為思路被打斷而一時想不起。

與此同時，最好能考慮到冷場的情況。

對于重要的、沒有把握的談話，需要在打電話前考慮一下對方可能做出的不同反應，面對對方的不同反應時自己又應該如何應對，以免在出現(xiàn)出乎意料的反應時亂了方寸，不知該怎么辦。

在涉及業(yè)務的電話中包含時間、數(shù)量、價格，有所記錄是十分重要的。

為了告知自己忘記說的事情，或者忘記了對方提供的信息而重新打電話給對方，會打斷對方的工作，給對方帶來麻煩，留下不好的印象。

干凈利落、重點突出的電話交談能給對方留下好的印象，從而促進進一步的了解和合作。

這一點在跨境電商中顯得尤為重要，由于語言的不同，在交談時很容易出現(xiàn)一時不知如何表達的情況，出現(xiàn)意外的情況更不知怎么應對，這就更加需要在撥打電話之前盡可能做好萬全的準備。

(五)控制通話時長在商務通話中有一個原則叫“打電話的三分鐘原則”，它是商務人員都要遵守的一項制度。

在正常情況下，一次電話通話的全部時間，應不超過3分鐘。

除非有非常重要的問題必須逐字逐句地反復解釋、強調，一般在通話時都會有意識地簡化內容，盡量簡明扼要地說明。

一般來說，決定通話時長的通常是電話的發(fā)話人。

在通話時不能沒話找話，不談正題，東拉西扯。

為了節(jié)省通話時間，不僅要長話短說，在撥號時也不能出錯。

在需要總機轉接時，應主動告知分機號碼，不要等人家詢問。

如果不清楚分機號碼，就提供受話人的姓名和部門。