外貿公司在處理貨代退還的海運費時，需要遵循以下步驟：

1. 確認海運費金額：外貿公司需要與貨代確認退還的海運費金額，確保雙方對退款金額沒有異議。

2. 準備相關文件：外貿公司需要準備一份詳細的財務報告，包括貨物的詳細信息、運輸方式、預計的運輸時間等，以證明貨物已經按照合同約定的條款完成運輸。此外，還需要準備一份合同副本，以便在必要時作為證據。

3. 聯(lián)系銀行或支付平臺：外貿公司需要與銀行的國際結算部門或支付平臺（如PayPal）取得聯(lián)系，通知收到的海運費已退還。同時，需要提供相關的財務文件和合同副本。

4. 核對賬戶信息：外貿公司需要在銀行或支付平臺的系統(tǒng)中核對賬戶信息，確保資金已經被正確退還。如果發(fā)現(xiàn)有任何問題，需要及時與相關部門溝通解決。

5. 確認退款到賬：在銀行或支付平臺確認收到退款后，外貿公司需要再次確認退款是否已經到賬。可以通過查看銀行對賬單、支付平臺的交易記錄等方式進行核實。

6. 記錄和存檔：外貿公司需要將整個退款流程記錄下來，包括與貨代、銀行或支付平臺之間的溝通內容、財務文件、合同副本等。這些記錄將在后續(xù)可能出現(xiàn)的任何糾紛中作為證據使用。

7. 分析原因：外貿公司需要分析導致海運費退還的原因，以便在未來避免類似問題的發(fā)生。這可能涉及對合同條款、貨物運輸方式、貨物狀態(tài)等方面的評估。

8. 總結經驗教訓：外貿公司需要總結此次海運費退還的經驗教訓，以便在未來的貿易活動中更加謹慎地處理相關事宜。這可能包括對合同細節(jié)的關注、對貨物狀態(tài)的嚴格把控、對物流環(huán)節(jié)的優(yōu)化等。