一.安排訂艙。

如果是發(fā)貨方幫客戶(hù)走海運(yùn),跟單員應(yīng)在客戶(hù)安排尾款后盡早向貨代詢(xún)問(wèn)船期、海運(yùn)費(fèi)（出貨前兩周）,一般要給貨代提供以下幾個(gè)信息：起運(yùn)港、目的港、柜型和柜子的數(shù)量、貨物種類(lèi)、指定船公司、重量（有些船公司超過(guò)了18噸就要收超重費(fèi)）、出貨的日期,在獲取價(jià)格的同時(shí)也要關(guān)注船期的長(zhǎng)短和價(jià)格的有效期,最好多找?guī)准邑洿鷮?duì)比,取價(jià)格和服務(wù)都比較好的貨代合作。

確定出貨前,最好要貨代發(fā)正式的報(bào)價(jià)單過(guò)來(lái),說(shuō)明所有的費(fèi)用細(xì)則。

2. 在貨物裝柜前一、二周,把invoice、packing list、booking給貨代（貨代預(yù)先給booking的模板）,booking上面要填寫(xiě)發(fā)貨人（shipper）、收貨人（consignee）、通知人(notify)、起運(yùn)港、目的港、柜型、嘜頭、品名、數(shù)量、重量、方數(shù)、運(yùn)費(fèi)預(yù)付或者到付、談好的價(jià)格,蓋上公章,傳真給貨代,貨代用booking拿去船公司訂艙,訂艙確認(rèn)后船公司發(fā)蓋章的SO,一般訂艙第二天就可以拿到SO。

如果客戶(hù)要求申請(qǐng)14天免堆期,要在booking上注明,有做信用證的最好也把信用證也發(fā)貨代一份。

3. 收到SO要核對(duì)一下柜型和柜數(shù)是否正確,發(fā)SO給拖車(chē)行,拖車(chē)行憑SO到碼頭打提柜單提柜,打單后會(huì)產(chǎn)生柜號(hào)和封條號(hào),提前一天和拖車(chē)行預(yù)約好并說(shuō)明裝柜時(shí)間、柜型、數(shù)量、報(bào)關(guān)行、裝柜地址、工廠聯(lián)系人及電話(huà)。

（SO主要內(nèi)容有：起運(yùn)港、目的港、船名、航次、柜型、截關(guān)時(shí)間closing time、截提單補(bǔ)料日期cut off date、開(kāi)船時(shí)間,且每張有唯一號(hào)碼,SO上的截關(guān)日期必須是在做柜日期后）。

4. 如果我們是做FOB條款,通?？蛻?hù)會(huì)指定貨代或船公司。

一般客戶(hù)的貨代會(huì)主動(dòng)聯(lián)系我們,在出貨前一周向貨代要booking的標(biāo)準(zhǔn)格式,填好booking后向船公司訂艙。

FOB的碼頭費(fèi)用要事先和指定貨代確認(rèn)好,以免貨代把不必要的費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁給發(fā)貨人。

如果我們只做EXW,客戶(hù)的貨代會(huì)預(yù)先要求我們把產(chǎn)品的裝箱單發(fā)給他,這個(gè)裝箱單只是為了說(shuō)明貨物的信息方便貨代研究運(yùn)輸方案,品名最好附上中文。

二.裝柜（開(kāi)船前4-5天）。

1. 裝貨前,要最后一次和倉(cāng)管確認(rèn)貨物已全部備齊,貨物擺放位置,產(chǎn)品的數(shù)量是否準(zhǔn)確。

如果客戶(hù)或者第三方檢驗(yàn)公司要來(lái)監(jiān)裝,必須事先預(yù)約好,盡量讓監(jiān)裝人員在柜子來(lái)之前趕到。

（在監(jiān)裝人員沒(méi)有來(lái)到現(xiàn)場(chǎng)前,一般是不可以開(kāi)始裝柜,或者可以先裝一小部分）。

2. 要求拖車(chē)公司提柜時(shí)候一定要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方,并要求發(fā)一份資料給到跟單聯(lián)系人,注明單號(hào),柜號(hào),車(chē)牌號(hào),司機(jī)及聯(lián)系電話(huà)。

3. 出貨前一天通知倉(cāng)庫(kù)管理員,有幾個(gè)柜子,什么時(shí)間來(lái)裝什么貨物,安排人手裝柜,預(yù)算裝柜的時(shí)間,了解的貨物的體積、尺寸和性質(zhì),擬定裝柜方案,列出裝柜清單。

（注意：計(jì)算裝柜方案時(shí)要考慮貨柜的平衡（重量要平均）,柜尾最好擺放海關(guān)易通過(guò)的貨物）。

4. 聯(lián)系貨代和貨柜司機(jī),問(wèn)貨柜什么時(shí)候到廠,到廠后,先核對(duì)貨代發(fā)來(lái)的拖車(chē)車(chē)牌號(hào)、柜號(hào)以及封號(hào),復(fù)印司機(jī)身份證。

5. 裝柜全程要照相：車(chē)牌柜號(hào)-空柜開(kāi)柜-開(kāi)始裝貨-貨物裝到一半-裝柜完畢-封條-封柜（開(kāi)門(mén)-半開(kāi)-關(guān)門(mén)）。

拍照是出貨的最好證明,為了避免后期貨物到港,客戶(hù)投訴貨物缺失或者損壞,最好每裝一個(gè)種類(lèi)的產(chǎn)品都拍照,證明貨物是完好的。

6. 拍照的同時(shí),還需要由倉(cāng)管或者專(zhuān)門(mén)的記錄員,記錄在貨柜的什么位置,裝了哪些貨物,貨物的實(shí)際裝柜數(shù)量、包裝數(shù),同時(shí)也要記錄車(chē)牌號(hào)、柜號(hào)、封條號(hào)。

（這些數(shù)據(jù)用于填寫(xiě)報(bào)關(guān)裝箱單）。

有時(shí)候,海關(guān)查柜要知道貨柜靠門(mén)的位置放了什么貨物,所以最后放了什么東西要特別留意。

7. 裝完柜子,跟單員確定封條已經(jīng)封緊柜子。

倉(cāng)管同業(yè)務(wù)員確認(rèn)柜子是否可以離廠,還是說(shuō)要等客戶(hù)打款。

8. 將裝柜照片進(jìn)行整理,命名,作為裝柜資料發(fā)給業(yè)務(wù)員,業(yè)務(wù)員發(fā)給客戶(hù)查看。

9. 還柜到碼頭,取得重柜紙,更新貨物實(shí)際的過(guò)磅重量和體積,交報(bào)關(guān)行。

10. 工廠有任何出貨都要寫(xiě)出貨單,寫(xiě)明貨物的明細(xì),并讓司機(jī)簽名。

三.海運(yùn)單據(jù):。

1.補(bǔ)料：貨柜裝船后,柜子由報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)后 ,按時(shí)交放行條給船公司,船公司就會(huì)被安 排配船,出提單（bill of loading)。

配船 前,跟單做好SI（補(bǔ)料資料Shipping Instru ction）發(fā)給貨代的配船負(fù)責(zé)人,因?yàn)榈谝淮?的BOOKING上面的內(nèi)容只是大概,所以要 提供補(bǔ)料確認(rèn)最后提單上的詳細(xì)內(nèi)容,SI上 著重要確認(rèn)的是收貨人的信息,且貨物信息 要求同裝箱單的一致。

補(bǔ)料之后貨代會(huì)發(fā)來(lái) 一份補(bǔ)料COPY件,用于確認(rèn)提單的顯示信息。

另外一種為一次性補(bǔ)料,即要求配船的補(bǔ)料資料就是客戶(hù)提單顯示信息,之后如果客戶(hù)信息要求修改,需要收取改單費(fèi)用。

2.對(duì)單：貨物上船后,船公司會(huì)給到貨代一 份真正由船公司出示的,有提單號(hào)及船公司 名稱(chēng)的提單COPY件確認(rèn)提單信息。

貨代把cop y件發(fā)給出貨人,出貨人首先要自己核對(duì)信息 ,同時(shí)發(fā)email給國(guó)外客戶(hù)確認(rèn)提單信息無(wú)誤 后,讓船公司開(kāi)出正本提單安排寄出至我司 （一般船開(kāi)2天后,就會(huì)出正本提單）。

除了 確認(rèn)收貨人的信息,同時(shí)也要客戶(hù)確認(rèn)通知 方、貨物描述、金額,這些信息都會(huì)影響到 客戶(hù)的清關(guān),不同國(guó)家不同港口的客戶(hù)會(huì)有 不同的要求。

注：由于時(shí)差問(wèn)題,有時(shí)候無(wú)法當(dāng)天即刻聯(lián)系到國(guó)外客戶(hù),在booking前就已經(jīng)要問(wèn)到客人的詳細(xì)consignee information,包含公司名、地址、聯(lián)系人、電話(huà)號(hào)碼,注意公司名一定是直接收貨人,有時(shí)候客人請(qǐng)了其他清關(guān)代理去收貨清關(guān),這時(shí)候填寫(xiě)客戶(hù)自己的公司名無(wú)效；電話(huà)號(hào)碼要確保正確無(wú)誤,可以打通,船公司會(huì)預(yù)先打電話(huà)確認(rèn)號(hào)碼是否真實(shí)存在。

為了確?？梢噪S時(shí)聯(lián)系上客人,最好有客戶(hù)的手機(jī)號(hào)或者聊天方式。

3.開(kāi)debit note：船公司經(jīng)由貨代發(fā)來(lái)debit note,出貨人付運(yùn)費(fèi)到指定賬戶(hù)（運(yùn)費(fèi)都是一美金結(jié)算,事先和船公司談好匯率）,或者直接讓國(guó)外客戶(hù)付款,船公司收到款后,放正本提單。

4.運(yùn)輸文件：除了正本提單,客人也需要最基本的PI、CI、PL原件作為進(jìn)口清關(guān)單據(jù),CI和提單上面的客戶(hù)信息要一致,制作商業(yè)發(fā)票前,要問(wèn)客人對(duì)發(fā)票的內(nèi)容是否有什么要求,特別是品名描述和金額,是否需要翻譯成其他語(yǔ)言,是否需要其他單據(jù)如原產(chǎn)地證；裝箱單要以實(shí)際裝貨數(shù)量為準(zhǔn),所有海運(yùn)單據(jù)先email發(fā)電子版給客人確認(rèn),再打印出來(lái)蓋章簽字快遞寄給客戶(hù)。

總之,PI、CI、PL、BL的所有相關(guān)信息要單單一致！。

5.寄單：業(yè)務(wù)員要問(wèn)先到客人的詳細(xì)寄單地址（有時(shí)候客人的寄單地址不一定是他們的公司地址）,同時(shí)也可以問(wèn)問(wèn)客人要求寄哪個(gè)快遞公司,寄單的時(shí)候把快遞單和單據(jù)拍照發(fā)給客人,證明我們已經(jīng)將單據(jù)寄出,并把快遞單號(hào)發(fā)給客人,方便客人查詢(xún)快遞進(jìn)度。

同時(shí),把所有單據(jù)的電子版發(fā)email給客人留底。

過(guò)一段時(shí)間,要問(wèn)客人是否收到快遞的單據(jù)。

6.開(kāi)船后,發(fā)shipping advice給客人,告訴客人船名、航期、ETD和ETA等。

業(yè)務(wù)員可以在船公司的網(wǎng)站上面查詢(xún)柜子的運(yùn)輸情況,柜子快到港時(shí),要提前提醒客人做好提柜和清關(guān)的準(zhǔn)備。

業(yè)務(wù)員可以提前讓貨代查詢(xún)客人目的港的費(fèi)用,一般包括船公司費(fèi)用、關(guān)稅和清關(guān)費(fèi)用,提前告知客人,讓客人有所準(zhǔn)備。