什么是訂艙：訂艙是貨物托運人或其代理人,向船舶公司或港口代理機構進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸?shù)?承運方根據(jù)可用的載重噸位、貨物艙積和整體訂艙的貨物,制定合理的安裝計劃。

怎么訂艙：訂艙之前要備好貨物,準備好托運單上的貨名,重量及尺碼、起運港,目的港、收發(fā)貨人、船名等內容。

然后把托運單發(fā)給港口代理機構或船方,他們會根據(jù)托運單制作訂艙單,后續(xù)船方安排艙位或者集裝箱。

如果想做外貿又不熟悉,可以考慮委托貨代公司訂艙,公司只要提供訂艙委托單,其他的事情都由代理公司完成,這也是目前比較多公司的選擇,發(fā)生一些問題代理公司也會及時有效解決。

訂艙的流程：一、貨主詢價1.海運詢價：① 需掌握發(fā)貨港至各大洲,各大航線常用的,及貨主常需服務的港口,價格 ；② 主要船公司船期信息 ；③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息,如 貨名 ,危險級別等。

（ 水路危規(guī) ）2.陸運詢價：（人民幣費用）① 需掌握各大 主要城市公里數(shù) 和拖箱價格；② 各港區(qū)裝箱價格；③ 報關費、 商檢、動植檢 收費標準。

不能及時提供的,需請顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素,以便在盡可能短的時間內回復貨主。

二、接單（接受貨主委托）接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：1.船期、件數(shù)2.箱型、箱量3.毛重4.體積各箱型最大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積, 可裝重量1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.381×45’GP=86CBM（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）5.付費條款、貨主聯(lián)系方法6.做箱情況,門到門還是內裝三、訂艙1.繕制委托書（十聯(lián)單）；2.制單時應最大程度保證原始托單的數(shù)據(jù)正確、相符性,以減少后續(xù)過程的頻繁更改。

3.加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件）,應一并備齊方能去訂艙。

4.取得配艙回單,摘取船名、航次、提單號信息。

四、做箱1.門到門：填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、門點、聯(lián)系人、電話等要因,先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。

2.內裝：填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進艙編號等要因,先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。

3.取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）五、報關（有時同時、有時先于做箱）了解常出口貨物報關所需資料。

① 需商檢② 需配額③ 需許可證④ 需產地證⑤ 需提供商標授權、商標品名⑥ 出口香港地區(qū)貨值超過$10萬,其他地區(qū)超過$50萬,核銷時需提供結匯水單（復印件）⑦ 需提供商會核價章1.填妥船名航次,提單號,對應裝箱單(packing list),發(fā)票,所顯示的毛重凈重,件數(shù),包裝種類,金額,體積, 貿易方式, 審核報關單的正確性（單證一致）。

2.顯示報關單所在貨物的 “中文品名”,對照 海關編碼 大全,查閱商品編碼,審核兩者是否相符,按編碼確定計量單位,并根據(jù)海關所列之監(jiān)管條件點閱所缺乏報關要件。

3.備妥報關委托書,報關單,手冊,發(fā)票 （原件） ,裝箱單 （原件） , 合同, 核銷單,配艙回單（十聯(lián)單第五聯(lián)以后）和其他所需資料,于截關前一天通關。

4.跟蹤場站收據(jù),確保配載上船。

5.凡是退關改配的,若其中有下個航次,出運仍然需要,諸如許可證,配額,商檢,動植檢之類的文件資料,退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達,以便（報運部）順利抽回資料,重新利用。

否則只會順延船期,造成麻煩。

六、提單確認和修改1.問明顧客“提單”的發(fā)放形式：① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底）,后出具公司“保函”到船公司電放。

② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底）,后出具公司“保函”到船公司預借。

③ 倒簽 ：(經船公司同意) 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底）,后出具公司“保函”到船公司倒簽。

*此種情況下,多半是簽發(fā)HOUSE B/L.④ 分單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關,以保證退稅）,再將一票關單拆成多票關單。

⑤ 并單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關,以保證退稅）,再將多票關單合成一票關單⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意,并取得貨主保函和異地接單之聯(lián)系人,電話,傳真,公司名,地址等資料方可放單。

2.依據(jù)原始資料,傳真于貨主確認,并根據(jù)回傳確立提單正確內容。

七、簽單1.查看每張正本提單是否都簽全了證章。

2.是否需要手簽。

八、航次費用結算1.海運費① 預付(FREIGHT PREPAID)② 到付(FREIGHT COLLECT)2.陸運費① 訂艙② 報關(包括返關之前已經報關的費用)③ 做箱(內裝/門到門)④ 其他應考慮的費用：3.沖港費/沖關費商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改九、提單、發(fā)票發(fā)放（提單樣本）貨主自來取件的,需簽收通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發(fā)票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號”等要素以備日后查證10、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主核銷單以及報關單其中報關單包括出口退稅聯(lián)黃色,出口核銷聯(lián)淡綠色,另外還有下貨紙。

訂艙相關知識：1.在國際貨物運輸和交付的過程中,海運方式下,如貨物的數(shù)量較大,可以洽租整船甚至多船來裝運,這就是“租船（charter）”；如果貨物量不大,則可以租賃部分艙位來裝運,這就是“訂艙（book shipping space）”。

2.在CIF/CIP或CFR/CPT條件下,訂艙是賣方的主要職責之一；在FOB/FCA條件下,則由買方負責,當然買方也可委托賣方進行此項工作。

當賣方收到國外開來的信用證,經過審核無誤（信用證方式下）,且完成備貨后,能否做到船貨銜接,按合同及信用證規(guī)定的時間及時將貨物裝運,主要決定于訂艙這個環(huán)節(jié)。

訂艙準則:1.出口公司根據(jù)船公司提供的船期表掌握船、貨情況,在船舶抵達港口或截止簽單前,及時辦理托運手續(xù)。

2.出口公司辦理訂艙手續(xù)時,力求準確無誤,盡量避免加載（增加訂艙數(shù)量）、退載和變載的情況發(fā)生,以免影響承運人和船、貨代理人以及港務部門的工作。

3.對于發(fā)生額外特殊貨物,如散裝油類,冷藏貨和鮮活貨物的訂艙,出口公司應事先通知承運人或船、貨代理人,并列明要求。