為了更好地把控進度,外貿跟單員在下發(fā)生產通知單或與供貨商簽訂加工合同后,必須要求對方提供一份生產進度安排表,然后根據該表對生產進行全面跟蹤。

為了使訂單產品能保質、保量、保期地出貨,外貿跟單員必須重點跟進產品的生產進度。

(一)跟進生產計劃在下發(fā)生產通知單后,跟單員要協(xié)助生產部將生產通知單轉化為具體的生產計劃,并要求生產部提供具體的生產進度安排表,依據該表對生產進行全面跟蹤。

(二)生產現(xiàn)場巡查,確保質量為了做好生產進度的跟蹤,跟單員要親自到生產現(xiàn)場去進行督促檢查,以確保生產過程符合進度要求。

通常而言,跟單員要做好以下工作。

(1)了解生產過程的流程次序(工序),順著流程行進方向跟進各個過程(工序),要注意對各個生產環(huán)節(jié)進行巡視。

(2)在現(xiàn)場查看時,要多看少動、多聽少問、多記少說、多征求意見少發(fā)表觀點。

尤其要與一線的生產員工進行適當的交流,了解生產的實際進度和問題。

(3)與各班組長進行溝通交流,確保各班組的生產順利進行。

如果有異常問題,還應及時與車間主管溝通解決。

(三)查看生產日報表,了解真實情況生產日報表是種直接反映生產結果的報表,生產部門按計劃安排生產,具體結果如何,一般會用企業(yè)規(guī)定格式的生產日報表進行總結并報告。

通過生產日報表,可以了解每天完成的成品數量、不良品數量,或者生產到哪一工序,從而對生產的進度情況有更加真實的了解,以確保準時交貨。

跟單員可以自行制定一個跟蹤表來進行具體的跟進。

(四)生產出現(xiàn)異常,要協(xié)助解決生產異常是指造成生產現(xiàn)場停工或生產進度延遲的情形。

生產異常問題主要表現(xiàn)在兩個方面：生產進度落后和發(fā)生產事故。

這時,跟單員需要主動協(xié)助處理,盡量消除對交貨的影響,具體應做好以下工作。

(1)及時趕到生產現(xiàn)場,配合現(xiàn)場主管調查生產異常的具體情形。

(2)結合異常情形,分析對生產可能造成的影響,判斷是否影響生產進度、影響程度等。

(3)根據生產異常情況,做出下一步的跟單安排,包括跟蹤進度的頻次、相關部門協(xié)調、督促執(zhí)行改進措施等。

(五)不能滿足客戶要求的情況及時反饋生產過程中,如有意外情況不能滿足客戶要求時,跟單員一定要及時將情況反映到公司最高層,找到解決的辦法。

同時,為了跟蹤產品的質量問題,有時候,跟單員更親自到生產車間去檢查產品質量、查閱產品質量檢查報告。

小提示跟單員要多同本廠內的各部門溝通,面對生產部門,跟單員就是客戶,所做的一切在對公司負責的同時也要對客戶負責。