常言道細節(jié)決定成敗,做外貿(mào)行業(yè),更是如此。

由顧客開發(fā)、溝通到下訂單、交貨等,中間環(huán)節(jié)很多,容易出現(xiàn)的漏洞也很多,所以,外貿(mào)人員必須足夠細致,把關好每一個環(huán)節(jié)。

總結出20位外貿(mào)人員容易忽略但絕對不能忽視的細節(jié)。

溝通:1.與客戶溝通時,如果不了解客戶,定要請他人幫忙翻譯,或以其他方式確定顧客的意向。

2.與客戶溝通時,情緒、話題、概念和生理應與客戶協(xié)調(diào)。

3.如遇緊急情況,用電話溝通后,再以郵件的形式將電話中提到的問題發(fā)送給客戶。

4.與客戶溝通時,仔細聽,不要插話是最基本的要求。

5.善于運用自己的計算機應用技術,提高溝通效率。

交往:6.在與客戶溝通時,要時刻注意自己的言行舉止,符合商務禮儀的要求。

7.在國際交往中,握手是最基本的禮儀。

8.如顧客來訪,必須事先安排顧客的行程。

9.如有問題,必須及時找出問題的根源,并為客戶提供解決方案,而不只是道歉或逃避。

10.及時記錄客戶提出的問題,并安排相關人員快速解決。

11.接待顧客時,要注意客面門,左為上,讓顧客有被重視、被尊重的感覺。

12.對客戶進行分級或分類處理,主要集中在重點顧客、大顧客上。

13.利用市場調(diào)查和社會調(diào)查收集客戶相關數(shù)據(jù),提供更好的服務。

郵件:14.對于超過2MB的附件,需要先壓縮,然后用郵件發(fā)送。

15.如果客戶的郵件內(nèi)容有五點,回復郵件時也要按點回復。

16.在回復或轉發(fā)郵件時,務必記住簽名,另外,發(fā)送開發(fā)信件時還必須有簽名和聯(lián)系方式。

17.發(fā)送給客戶的EXCEL表格必須首先打印預覽,并調(diào)整格式,以便于客戶打印。

18.發(fā)送給客戶的郵件必須內(nèi)容簡潔明了。

另外,字體,字號,甚至標點都要保證正確。

19.向客戶發(fā)送報價時,必須注明報價的有效期和相應的支付方式,并在郵件中說明。

20.存儲文件時,文件名稱應有規(guī)定,如Quote-#12345-ABC。