外貿(mào)商務(wù)函的書(shū)寫(xiě)特點(diǎn)有什么呢？*禮貌。

這里所說(shuō)的禮貌,并非只是使用諸如your kind inquiry, your esteemed order等等的禮貌用語(yǔ)。

更是要體現(xiàn)一種為別人考慮,多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。

假如本著這種態(tài)度去和別人溝通,那么即使你這次拒絕對(duì)方的要求,也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友,不會(huì)影響以后合作的機(jī)會(huì)。

尤其要注意,在雙方意見(jiàn)不一致的情況下,首先要理解和尊重對(duì)方的意見(jiàn)。

當(dāng)別人的建議不合理,或?qū)δ愕闹肛?zé)不公正時(shí),請(qǐng)表現(xiàn)出你的高調(diào),你可以言之鑿鑿,表達(dá)你的觀點(diǎn),但是要注意注意禮節(jié)禮貌,避免使用無(wú)禮的語(yǔ)言。

也要提醒一下,中國(guó)人有一句話叫“過(guò)猶不及”。

凡事,一旦過(guò)頭,效果反而不好。

彬彬有禮,也許會(huì)變成恭維,真誠(chéng)過(guò)了頭,也會(huì)變得天真幼稚。

因此,最關(guān)鍵的是把握好“度”,才能達(dá)到預(yù)期的效果。

*簡(jiǎn)潔。

正如前面所說(shuō),用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言書(shū)寫(xiě)信件,使你的書(shū)信看起來(lái)簡(jiǎn)明扼要,清晰易懂。

使用普通詞匯,避免生僻或拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。

一詞能表達(dá),而不能使用詞匯。

使用多個(gè)短句,因?yàn)槎叹淙菀桌斫狻?/p>

更少地使用“和”、“but”、“however”、“consequently”等連詞來(lái)使句子冗長(zhǎng)。

不要在同一信件中使用多于一個(gè)意思相同的詞。

*精確。

關(guān)于數(shù)據(jù)或特定信息,如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨物編號(hào)等,盡可能做到精確。

這將使交流的內(nèi)容更加清晰,更有助于加快交易的過(guò)程。

*目標(biāo)明確。

請(qǐng)?jiān)卩]件中注明對(duì)方公司的名稱,或直接在信頭稱呼收件人的姓名。

這將使另一個(gè)人知道該郵件是專門發(fā)給他的,而不是那些群發(fā)的,因此表明了它的重要性。

當(dāng)然,如果你不能確定收信人的姓名,可以在稱呼欄中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。

*言簡(jiǎn)意賅。

請(qǐng)?jiān)卩]件中注明對(duì)方公司的名稱,或在信頭直呼收件人姓名。

這將使另一個(gè)人知道該郵件是專門發(fā)給他的,而不是那些群發(fā)的,因此表明了它的重要性。

當(dāng)然,如果你不能確定收信人的姓名,可以在稱呼欄中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。

*迅速回應(yīng)。

要及時(shí)回復(fù)買家,一定要及時(shí)。

由于采購(gòu)商通常只看到最早的幾次回復(fù),從中選擇合適的供應(yīng)商。

假如你的回復(fù)不夠及時(shí),你會(huì)因沒(méi)有抓住機(jī)會(huì)而失去商業(yè)機(jī)會(huì)。