外貿(mào)賣家經(jīng)常要做的事情之一就是發(fā)送開發(fā)信,發(fā)開發(fā)信也有很多技巧和方法,今天主要分享通常寫電子郵件經(jīng)常遇到的電子郵件格式問題。

1、發(fā)郵件無subject主題,或者直接找以前的電子郵件直接回復(fù)。

后果：以前的電子郵件是針對以前的某件事,電子郵件的文本和主題與現(xiàn)在的事情無關(guān)。

買家感到困惑,無法快速識別。

2、電子郵件下沒有簽名（包括姓名、公司名稱、聯(lián)系方式等）。

或者只有中文名稱。

后果：買家不知道你是誰？你知道,買家會聯(lián)系許多國家的不同供應(yīng)商。

在你有一段時間沒有聯(lián)系買家后,你突然發(fā)了一封電子郵件,對方很難判斷你是誰？來自哪個國家的公司？3、郵件發(fā)件人不得使用中文。

很有可能買家會顯示亂碼,即使不是亂碼,對方也未必能理解中文。

4、如果買家已經(jīng)CC,將電子郵件復(fù)制給第二個人,或者復(fù)制給兩個人以上（可能是買家的同事或主管）,應(yīng)該按回復(fù)replyall”,而不僅僅是回復(fù)發(fā)送的人。

買家發(fā)送電子郵件CC的目的是希望多個人了解當(dāng)前事件的進(jìn)展,有義務(wù)回復(fù)所有人。

5、回復(fù)買家郵件時,要回復(fù)買家郵件”reply with all history”不要刪除歷史記錄,否則買家不知道以前發(fā)生過什么和交流的內(nèi)容。

不要隨意改變電子郵件的主題。

一件事,一個產(chǎn)品的電子郵件應(yīng)該保持一個電子郵件的主題。

6、不要用晦澀難懂的縮寫,賣家不是在發(fā)電報。

如hv:have等等。

避免誤解,不要使用俚語。

7、重要內(nèi)容可以用bold粗體加粗或大寫。

8、不要用部用大寫字母寫郵件正文,比如THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,2006。

9、如果事情復(fù)雜多樣,可以使用1234　注意。

表達(dá)要簡潔、直接、清晰。

不要在一段時間內(nèi)寫很多東西,顯得很冗長,沒有條理。

10、不要用太多的感嘆號。

在一封電子郵件中用了太多的感嘆號,效果和不用是一樣的。

11、每段中間要空一行,方便他人閱讀。

12、學(xué)會模仿以英語為母語的買家的寫郵件方式也是一種有效的方法。