郵件包括收件人、郵件主題、郵件文本和發(fā)件人。

那怎么樣的郵件才算是優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)郵件呢？1、選擇并確定收件人和收件人的電子郵件地址。

選擇包括買家公司的選擇和收件人的選擇。

首先,選擇與公司產(chǎn)品、價(jià)格或規(guī)模相匹配的公司進(jìn)行開發(fā),對選擇開發(fā)的買家進(jìn)行基本的背景調(diào)查和簡單的肖像。

其次,在選擇收件人電子郵件時(shí),選擇公司高級領(lǐng)導(dǎo)或采購經(jīng)理的電子郵件,回復(fù)率較高,決策權(quán)較大,可以快速促進(jìn)合作進(jìn)展；如果找不到合適的收件人,可以在電子郵件中添加“請轉(zhuǎn)發(fā)給采購經(jīng)理”這種句子提高了領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)郵件的概率；此外,建議不要群發(fā)公司。

群發(fā)容易觸發(fā)SPAM,導(dǎo)致電子郵件直接攔截或直接進(jìn)入垃圾郵準(zhǔn)確開發(fā),提高郵件質(zhì)量和回復(fù)率。

2、電子郵件的主題非常重要。

它可以決定買家是否打開電子郵件,并在買家搜索過去的電子郵件時(shí)增加被看到的機(jī)會。

對于第一次聯(lián)系的買家,賣家可以使用買家的產(chǎn)品或公司名稱,加上他們自己的產(chǎn)品和服務(wù),這樣賣家就可以一目了然。

此外,增加電子郵件主題“Re”“Fw”讀過的字樣也會提高郵件的打開率。

3、電子郵件的文本應(yīng)該簡明扼要。

盡量使用準(zhǔn)確、簡潔的語言來完整、全面地介紹賣家的目的、產(chǎn)品或服務(wù)。

可分為三個(gè)部分：第一部分開頭的問候和信函目的；第二部分的核心內(nèi)容能給買家?guī)硎裁磧r(jià)值；第三部分是視頻會議還是添加聯(lián)系方式。

4、寫電子郵件時(shí),格式應(yīng)采用英文電子郵件格式。

建議使用統(tǒng)一的英文字體,大小相同,關(guān)鍵內(nèi)容可以通過背景色突出；常用的英文字體有TimeNewRoman,Calibri,Arial,ConturyGothic,ComicSansMS,Lucida Hand writing等等；符號使用英文符號,不建議大量使用感嘆號強(qiáng)調(diào)說明,有時(shí)會讓買家反感；回復(fù)郵件時(shí),盡量用簡單具體的詞語回答買家的問題,避免使用模糊的詞語,做到有問有答,展現(xiàn)專業(yè)精神。

5、不同的人對是否在電子郵件中添加圖片有不同的看法。

插入圖片有非常直觀的效果,買家一打開就可以看到,以提高他們對產(chǎn)品的興趣,但也很有可能被用作垃圾郵件。

賣家可以根據(jù)具體情況選擇是插入圖片還是添加附件。

6、發(fā)郵件箱是一個(gè)容易被忽視但非常重要的部分。

當(dāng)買家收到電子郵件時(shí),如果電子郵件是gmail等,買家可能無法直接獲得信息公司的名稱和其他信息,因此使用企業(yè)電子郵件是首選。

如果賣家選擇其他電子郵件,設(shè)置名稱,除了使用自己的名稱外,建議還添加公司名稱等內(nèi)容,可以提高買家對電子郵件的關(guān)注,不會認(rèn)為是沒有公司的群發(fā)釣魚電子郵件。