外貿(mào)客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的整個(gè)會(huì)談流程主要分為觀(guān)看視頻了解公司的基本情況(如有)、參觀(guān)展廳(如有)、公司介紹、項(xiàng)目合作討論等部分，這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行，但需要注意以下幾點(diǎn)。

(1)客戶(hù)落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業(yè)務(wù)員(該客戶(hù)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)員，同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹，然后按照職級(jí)依次向客戶(hù)介紹公司的參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向公司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶(hù)方代表。

(2)人員情況介紹完畢后，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說(shuō)明整個(gè)會(huì)談的主題。

在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間，配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助，以便公司相關(guān)人員能夠理解。

(3)對(duì)于公司介紹，如果沒(méi)有視頻資料，可以由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT向客戶(hù)演示并講解;主接待業(yè)務(wù)員講解過(guò)程中要認(rèn)真聽(tīng)取客戶(hù)隨時(shí)提出的疑問(wèn)并給予正確解答。

沒(méi)有把握的問(wèn)題應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)給予解答，并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。

(4)新來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹其所在公司的相關(guān)情況，主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好翻譯協(xié)助。

(5)項(xiàng)目會(huì)談可以在會(huì)議室進(jìn)行，也可以在引領(lǐng)客戶(hù)參觀(guān)展廳期間同時(shí)進(jìn)行。

在項(xiàng)目會(huì)談過(guò)程中，建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避，以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不受談判內(nèi)容的影響。

(6)在會(huì)談的全過(guò)程中，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)談全部?jī)?nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作。

會(huì)談結(jié)束后，次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要，并請(qǐng)客戶(hù)和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn)，雙方簽字，各保留一份副本。

 (7)在客戶(hù)接待的全過(guò)程中，接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備等，同時(shí)負(fù)責(zé)拍照及錄像工作。