在客戶來訪前，業(yè)務(wù)員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，針對客戶來訪目的，業(yè)務(wù)員和工廠應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)流程和制度做好安排。

1.了解客戶對于老客戶，通常業(yè)務(wù)員已經(jīng)對客戶的情況有一定了解。

但對于新客戶，業(yè)務(wù)員必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來訪的真正用意。

如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和本公司的產(chǎn)品相似的同類型公司，必須謹(jǐn)慎對待。

如果確定客戶是真實(shí)、有效的客戶，就要獲取盡可能多的有用信息，例如，客戶的聯(lián)系方式、所在國家、公司性質(zhì)、公司規(guī)模、主營產(chǎn)品、市場影響力、現(xiàn)有合作公司等。

在客戶來訪前，業(yè)務(wù)員可以自制一張來訪客戶背景調(diào)查表，如表4-1所示，并通過各種方式和途徑，獲取表格中所需要的信息。

一般不建議業(yè)務(wù)員直接對客戶拋出一系列問題讓客戶回答，因?yàn)檫@樣會顯得沒有禮貌。

業(yè)務(wù)員可以通過以下方式自行收集客戶資料:(1)利用 B2B 平臺上的客戶信息:(2)登錄客戶的公司網(wǎng)站了解客戶的背景;(3)利用搜索引擎尋找客戶在網(wǎng)絡(luò)上留下的蹤跡;(4)利用Linkedin等社交媒體挖掘客戶信息;(5)仔細(xì)分析和客戶之前的溝通記錄，盡量深層次地了解客戶需求;(6)如果新客戶是由老客戶介紹的，可以通過老客戶側(cè)面了解新客戶的情況。

2.用車安排客戶來訪之前，業(yè)務(wù)員必須根據(jù)來訪客戶的人數(shù)提前兩天提交用車申請表，以便盡早安排好車輛接送客戶，如表4-2所示。

3.參與接待人員對接根據(jù)前期的溝通，業(yè)務(wù)員基本上能夠了解客戶此次來訪需要會談的主要內(nèi)容。

為此，業(yè)務(wù)員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，并請相關(guān)技術(shù)人員在接待時給予協(xié)助和支持。

同時，應(yīng)提前將客戶來訪信息匯報給部門負(fù)責(zé)人，以便準(zhǔn)確把握客戶意圖，保證會談進(jìn)程順利進(jìn)行，并對可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。

更重要的是，客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級別通知部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理或總經(jīng)理，以確定參與談判的人員，如需要高層領(lǐng)導(dǎo)參加，必須提前告知管理層，以便確認(rèn)高層領(lǐng)導(dǎo)的時間安排。

 4.資料準(zhǔn)備客戶來訪前，業(yè)務(wù)員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過的相關(guān)資料，例如，會談合作的產(chǎn)品情況、價格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開設(shè)情況，以及與該客戶往來的重要郵件、相關(guān)合同、報價及其他資料。

有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說明等應(yīng)事先與相關(guān)技術(shù)人員聯(lián)系，以確保無誤。

業(yè)務(wù)員應(yīng)就這些信息和部門負(fù)責(zé)人及副總經(jīng)理進(jìn)行事先溝通，以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。

更重要的是，在談判前，業(yè)務(wù)員應(yīng)對擬會談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解，以便在談判現(xiàn)場能夠迅速反應(yīng)并隨時回答客戶的有關(guān)提問。

5.必備用品準(zhǔn)備客戶來訪的前一天，業(yè)務(wù)員應(yīng)事先告知行政部來訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、水果、紙杯、便簽紙、筆等的數(shù)量，展廳、會議室、多媒體室的使用時間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會議準(zhǔn)備工作。

行政部應(yīng)該在客戶進(jìn)入會議室前將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。

6. 備用金準(zhǔn)備為保證客戶來訪期間的資金充足，業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)來訪客戶人數(shù)、到達(dá)時間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財務(wù)部預(yù)借部分備用金，以便招待客戶或用于其他事宜。

7.就餐準(zhǔn)備客戶來訪之前，應(yīng)根據(jù)客戶考察的時間情況合理安排就餐，如果客戶當(dāng)日返回，中午應(yīng)宴請客戶，如果客戶次日或隔日離開，午餐可從簡，晚餐則建議由部門負(fù)責(zé)人或副總經(jīng)理參與，宴請前應(yīng)提前做好預(yù)訂。