業(yè)務(wù)員收到要求發(fā)送形式發(fā)票的郵件后，應(yīng)該馬上制作形式發(fā)票，并在形式發(fā)票上簽名，將形式發(fā)票轉(zhuǎn)換為PDF格式，附在回復(fù)給客戶的郵件中，一并發(fā)送給客戶。

此時(shí)，業(yè)務(wù)員給客戶的回復(fù)中應(yīng)該首先感謝客戶下單，然后告訴客戶形式發(fā)票已經(jīng)做好，并附于附件中，請客戶查收。

最后，業(yè)務(wù)員可告知客戶形式發(fā)票上的一切條款都是按照事先協(xié)商好的內(nèi)容撰寫的，如果無異議，請客戶盡快付款，以便于組織生產(chǎn)或發(fā)貨。

如果采用信用證的付款方式，業(yè)務(wù)員也要敦促客戶盡快開立信用證。

下面給出一個(gè)在以T/T作為付款方式的交易中，業(yè)務(wù)員給客戶的回復(fù)案例。

 Dear xxx,I am pleased that we have agreed finally on the price and all the related trade clauses. Attached please find the PI with my signature. Please inform me as soon as possible once the deposit is paid so that we start production immediately. Yours sincerely, xxx(二)客戶下單，業(yè)務(wù)員接受在跨境電商B2B業(yè)務(wù)中，有時(shí)一些相對正規(guī)的大客戶會主動下單，此時(shí)訂單就相當(dāng)于簡易的合同，具有與合同相同的法律效力。

在這種情況下，業(yè)務(wù)員審閱訂單無誤，便可開具形式發(fā)票和/或?qū)?yīng)的銷售合同，連同簽字確認(rèn)的訂單復(fù)印件一起回傳給客戶，示例如下。