相信每一個品牌商對于展會都不陌生，有些做的比較好的大企業(yè)會有專門的負責(zé)人來統(tǒng)籌展會。

但是很多初創(chuàng)型公司基本都是一人身兼數(shù)職。

所以，即便是參加展會，也可能是其他崗位上調(diào)派過來臨時上崗負責(zé)的。

那么這個時候就有必要了解一下如何去籌備一場線下展會了。

首先，我們需要了解一下展會的定義以及展會的類型。

展會的定義 百度百科給出的定義是為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進銷售、傳播品牌而進行的一種宣傳活動。

筆者想對此進行補充一下。

按照展會的類型去劃分的話，有一些展會就是純粹的交易會，還有促銷會，并不是以宣傳為目的或者核心，不是一種宣傳活動，而是一種交易活動。

所以筆者這里想把定義補充為以下： 展會指為了給商家提供展示產(chǎn)品和技術(shù)，拓展渠道，促進銷售，傳播品牌而進行的一種營銷活動。

（有宣傳，有銷售。

宣傳的最終目的也還是為了銷售。

）知道了以上定義，我們需要了解展會的類型有哪些。

一般情況下，國內(nèi)的展會都是直接跟主辦方進行溝通聯(lián)系的，相對比較便捷。

而國外的展會一般都是跟代理商去溝通，直接跟主辦方溝通的不多，但也會涉及。

由于距離跟語言的差異，那么海外的展會相對來說在籌備過程中就要比國內(nèi)展會復(fù)雜。

今天，我們就來了解一下，海外的展會類型有哪些，應(yīng)該如何籌備。

海外展會類型，從規(guī)模上劃分大致可以概括為以下三種： 1. 國際性大展會，時長較久：例如：美國CES展，德國慕尼黑High-end音響展，香港春季電子展，巴塞羅那世界移動通信大會MWC等等。

這種展會一般會分為光地，72平， 36平，24平，還有標準攤位18平以及9平。

當(dāng)然，特別大的展會也會有更大面積的光地攤位。

2. 區(qū)域性質(zhì)小展會：比如：烏克蘭CEE Spring, 俄羅斯消費電子展等。

此類型的展會，因為規(guī)模比較小，一般只針對當(dāng)?shù)貐⒄股?，此時，多以標準攤位為主，光地較少，也不會有特大面積的攤位。

3. 小型路演：基本每個國家都會有路演活動。

路演不是在路邊擺攤的意思。

而是一場以銷售為目的的，以小攤位形式的將各參展商聚集起來的小型活動。

路演一般針對代理商比較多，主要以售賣為主，攤位一般較小，大部分是標配桌子，攤位。

不管是多大規(guī)模的展會，我們首先要明確企業(yè)參加當(dāng)前展會的目的。

為了發(fā)布新品，為了維持品牌形象，為了結(jié)識更多的渠道商等。

展會的流程一般分為：筆者根據(jù)展會的流程，將展會分為3個部分：展前，展中和展后。

01、展前 展前又分為以下幾個部分：前期籌備：我們可以將一場展會作為一個項目來跑。

有統(tǒng)籌展會的負責(zé)人，但是一場完整的展會也需要其他部門的協(xié)助，所以就會設(shè)計到項目其他成員的溝通和分工。

因此，我們需要先做一個項目清單。

此份項目清單要包含：項目階段，項目名稱，項目內(nèi)容，完成時間，負責(zé)人，備注。

除了項目清單，我們還需要準備：展會項目啟動會議：確定參展，以及展會面積，展會位置，展會主題，主推產(chǎn)品，參展人員等。

費用預(yù)算：包括：展位費，搭建費，交通和食宿費，簽證費，其他需采購費用（一般海外展會都需要租賃wifi上網(wǎng)設(shè)備）；展會主題：確定主推產(chǎn)品，確定展會的主題相當(dāng)于確定此次展會的目的，例如，是否有主要推的新品，可以借機做新品發(fā)布；是否有主推的新技術(shù)？可以借機炒起噱頭等；搭建方案確定：根據(jù)公司的產(chǎn)品以及對展會的要求，預(yù)算以及展館的平面圖，展會的位置，可以聯(lián)系幾家不同的展會搭建公司出設(shè)計方案，然后分別讓他們報價，最終幾家修改比較之后確定搭建方案；簽證：一般簽證要提前準備，港澳的展會要提前準備通行證和簽注；P. S：很多海外的展會是可以申請展會補貼的。

一定要注意展前跟主辦方溝通好，有些資料是在展前的時候就要保存好的。

設(shè)計相關(guān)：邀請函設(shè)計，背景墻設(shè)計，易拉寶設(shè)計，價格牌設(shè)計，產(chǎn)品宣傳手冊（產(chǎn)品目錄折頁等 ），其他一切有關(guān)設(shè)計的都可以歸為這一類，且注意時間相應(yīng)要早點準備，有些可能涉及物料的設(shè)計的需要提前安排制作。

其次是展品相關(guān)：包括，參展產(chǎn)品申請，檢測，物料準備，打包運輸?shù)取?/p>

建議可以帶一些U盤提前拷貝好相關(guān)資料，展會現(xiàn)場遇到比較優(yōu)質(zhì)的客戶可以贈送，客戶回去直接可以拿到需要相關(guān)信息。

多啰嗦一句，參展產(chǎn)品要有參展產(chǎn)品清單，物料要有物料清單！項目相關(guān)：指的是展會籌備項目進度需要召開項目進展會議以確保每個事項都是按照計劃進行的，以放有疏漏或者意外，需提前準備。

邀請函相關(guān)：參加展會，銷售人員需要邀約客戶，市場人員需要邀約媒體到場，此時就需要發(fā)邀請函，一般海外展會最好都發(fā)布3次，展會前一個半月或者兩個月的時候一次，展會前一個月一次，臨到展會跟前一個星期再發(fā)布一次。

有些較遠的客戶需要提前準備簽證安排時間等，所以需要提前發(fā)，但有些近的可能到跟前的時候忘記了或者有些臨時調(diào)整了時間，所以需要再次提醒。

另外，官網(wǎng)及社交媒體也要同步發(fā)布邀請函及展會相關(guān)信息。

市場考察：去一次海外展會勞民傷財距離遙遠，坐一次飛機不容易，你如果只是去參加個展會就有點虧了。

可以趁參加展會的時候?qū)?dāng)?shù)丶爸苓吺袌隹疾煲幌?，去到?dāng)?shù)厍懒私獾男畔⒁染W(wǎng)上來得更真實。

定好自己考察的時間計劃，提前安排交通住宿等會比較便宜。

布展：展前最后一步就是到了臨開展前這一兩天的布展時間。

一定記得要提前去催搭建商搭建進度！提前催搭建商搭建進度！提前催搭建商搭建進度！重要的事情說三遍。

你會發(fā)現(xiàn)同一個搭建商在同一場展會可能會有20個展位要搭建，如果你不催進度，他們就優(yōu)先去別的位置搭建，你的展位可能就只分配幾個人干活磨蹭！到最后會在匆匆忙忙中倉促收工，搭建效果可想而知，并且也會出現(xiàn)很多錯誤和細節(jié)問題。

所以，一定要有人跟著搭建商！一定要記得提前核查所需物料及新品開發(fā)的節(jié)奏，有些物料不足且制作交期較長的需要提前規(guī)劃；重要的新品最好在展會的時候全部都能在現(xiàn)場，哪怕只有1-2個樣品；客戶信息登記的本子一定要有。

02、展中 最復(fù)雜的部分其實是在展前，最忙的部分是在展中。

到了開展的時候你會發(fā)現(xiàn)有時候你連吃飯的時間都沒有。

展會現(xiàn)場很多人，但是去國外參展的企業(yè)一般不會去很多人，這樣現(xiàn)場可以接待客戶以及其他事項處理的人就非常少，基本都是輪流上廁所，輪流吃飯的。

人少了甚至連吃飯都顧不得。

所以，一定要提前計劃好，客戶接待，媒體接待最好都錯開時間，不要都撞了。

另外，除了這些，還要有后勤，當(dāng)然一般都是其他人接待客戶的時候你負責(zé)后勤，你接待客戶的時候其他人負責(zé)后勤，后勤一般都是整理展品，端茶倒水，主辦方對接這些；另外就是現(xiàn)場實時素材！切記，你參加這場展會不只是去到現(xiàn)場就完了，還要利用一切機會拍照，拍視頻，用于后期的宣傳素材！另外，展中的時候要安排專人進行展中帖子報道。

可以是國內(nèi)的其他同事。

這里溫馨提示一下：現(xiàn)場你會接待很多客戶，也會搜集到很多名片，一定要記得交換完名片之后最好能馬上加個SNS好友，然后拍張合照，加完好友將2人合照以及名片發(fā)給對方先介紹一下自己。

要不然，你接待那么多客戶可能會弄混，而那些逛展的，見的人更多，可能一轉(zhuǎn)眼他就把你忘記了。

所以一定要記得留個證明到時候可以提示一下，也不至于后期聯(lián)系的時候?qū)Σ簧咸柧蛯擂瘟恕?/p>

另外，最好在接待客戶之后遇到的問題馬上隨手記在本子上或者手機記一下，展會結(jié)束后可以總結(jié)反饋。

03、展后 展后幾點重要的就是 撤展， 展后新聞發(fā)布，展品核對歸還；客戶資料整理，媒體資料整理，展會總結(jié)。

記得參加展會的目的不只是給到現(xiàn)場的人去展示品牌的產(chǎn)品，更主要的是給那些沒有到現(xiàn)場的觀眾看，此次展會多么成功，品牌多么受歡迎，XXX產(chǎn)品備受好評等等，要拍攝比較好的照片和視頻用來展會之后發(fā)新聞給那些沒有參加展會的人看，讓他們加深對品牌方的了解，同時也是為了再營銷的一個話題。

切記客戶資料整理是重中之重。

客戶資料就是你此次參加展會的收獲，會馬上或者后續(xù)給你帶來銷售額的，一定要優(yōu)先整理。

但一定不要馬上就發(fā)郵件。

原因是，你撤展回來國內(nèi)了，不代表客戶就一定回到了，你回來參展很累休息一下，客戶也需要休息一下。

你馬上發(fā)了郵件別人也沒時間看，反而可能會沉到下面容易被忽視。

最好是在展會結(jié)束一個星期左右的時間去聯(lián)系，這樣不至于太早，也不至于太晚忘記。

媒體資料整理：對于市場人員來說，媒體就是此次展會的收獲。

將展會現(xiàn)場接觸到的媒體全部整理出來，切記在自己的展后新聞素材準備好之后開始聯(lián)系媒體。

跟對方打招呼的聯(lián)系順便讓媒體幫忙轉(zhuǎn)載新聞，以增加品牌的曝光度。